Учёт и контроль входящих обращений для клиник
- Сколько обращений пришло из каждого канала и сколько дошло до записи.
- Где пациенты застревают в воронке и на каких этапах теряется выручка.
- Скорость реакции операторов и выполнение KPI по обработке обращений.
Почему пациенты не доходят до записи
Оператор работает в 5–7 окнах, вручную переносит данные – часть звонков и заявок теряется из‑за фрагментации и человеческого фактора.
Пропущенные и незавершённые обращения не доводятся до конца – нет автозадач и чёткого порядка обработки, обращения остаются без ответа.
Повторные визиты и возврат пациентов не системны, зависят от памяти сотрудников.
Из‑за высокой нагрузки оператор занят механическими задачами и не успевает вести пациентов по воронке – заявки теряются между обращением и записью.
Все точки контакта в одной системе
Переводим все коммуникации с пациентом – от первого звонка до повторных визитов и отзывов – в прозрачную, контролируемую систему.
Звонки, заявки с сайта, мессенджеров, соцсетей, ПроДокторов и других агрегаторов — вместо 5–7 окон одна система, где ничего не потеряется.
Визуальное отображение этапов от обращения до записи, от записи до повторных приёмов; видно, где подвисают пациенты, причины отказов, конверсии.
Данные о визитах и услугах из МИС подтягиваются в CRM и обновляют историю пациента автоматически.
Автозадачи на этапах работы: связаться при отсутствии подтверждения, перезаписать при пропуске приёмов; открываются возможности CRM‑маркетинга для неактивных и потерянных пациентов.
Каждое обращение доведено до результата
Каждое обращение автоматически попадает в воронку обработки как заявка‑лид с привязкой к пациенту и источнику заявки. Обращения автоматически привязываются к существующему пациенту, сохраняется история касаний, дубли не создаются.
Пропущенные звонки и сообщения фиксируются, по ним автоматически создаётся задача на перезвон или ответ. Гибкая маршрутизация заявок по правилам: по типу обращения, услуге, филиалу, врачу или приоритету.
Автоматическая синхронизация с МИС
Переводим все коммуникации с пациентом – от первого звонка до повторных визитов и отзывов – в прозрачную, контролируемую систему, интегрированную с МИС.
Если оператор записал пациента в МИС, карточка в CRM автоматически перемещается по этапам, без участия оператора. Если оператор создаёт запись в CRM – она автоматически отображается в МИС, не нужно вводить данные дважды и проверять расхождение.
Вся история сотрудничества с пациентом – оказанные услуги, пропущенные приёмы, платежи – видны в одной карточке. Операторы, кураторы, врачи, маркетологи, руководители опираются на одни и те же данные, когда принимают решения.
Интеграции с МИС
Интегрируем CRM с популярными медицинскими информационными системами: Инфоклиника, Renovatio, Инфодент, 1С, ArchiMed, Yclients, iDent, DentalPRO и другими.
Собираем обращения из всех каналов
Телефония, мессенджеры, сайт, агрегаторы — всё в одной воронке.
Входящие и исходящие звонки, запись разговоров, фиксация пропущенных звонков с задачей на перезвон.
Интеграция с WhatsApp, Telegram, VK и другими каналами, вся переписка попадает в CRM.
Формы записи, обратный звонок, онлайн‑чат – заявки создаются в CRM и попадают в воронку.
Формы записи, обратный звонок, онлайн‑чат – заявки создаются в CRM и попадают в воронку.
Рабочее место оператора: единое окно и контроль
Карточка пациента открывается при входящем звонке, запись разговора сохраняется и прикрепляется к обращению, расшифровка с ИИ внутри системы, пропущенные фиксируются.
Все диалоги с пациентами из мессенджеров, соцсетей и почты ведутся из одного окна, переписка сохраняется в CRM.
Видно, когда пришло обращение, когда и как его отработали; в отчётах — нагрузка по времени суток для оптимизации графика операторов.
Открытые линии и формы на сайте автоматически создают обращения и распределяют их между менеджерами.
Автоматизация колл‑центра и боты
Чат‑боты и AI‑боты отвечают на типовые вопросы, выдают информацию о клинике и подготовке к процедурам.
Автоматические напоминания о записи с возможностью подтверждения или отмены в мессенджере.
AI‑боты помогают предзаполнить данные, уточнить детали запроса и сократить нагрузку на оператора.
Управление воронкой и KPI
В системе настраиваются воронки: от первичного обращения до записи и проведённого приёма. Конверсия на каждом шаге прозрачна: вы видите, где застревают пациенты и где теряете выручку. Опережающие показатели: скорость реакции на обращения, время максимальной нагрузки, качество обработки звонков и диалогов.
Воронка от обращения до записи и приёма отображается визуально: вы видите, сколько пациентов застревает на каждом этапе и почему теряется конверсия.
Индивидуальные KPI операторов — скорость ответа, конверсия обращения в запись и в приём — фиксируются в системе, а не зависят от субъективных оценок.
Система фиксирует время ответа на обращения и показывает, когда нагрузка выше всего, чтобы вы могли оптимизировать график и покрытие каналов.
Опережающие показатели — скорость реакции, отработка пропущенных звонков и качество диалогов — помогают вовремя вмешиваться и управлять воронкой, а не реагировать на уже ушедших пациентов.
Как проходит внедрение
Изучаем текущую структуру работы клиники: какая МИС используется, работу колл‑центра, по каким каналам поступают обращения.
Подключаем двустороннюю синхронизацию Битрикс24 и МИС. Выстраиваем работу так, чтобы система упрощала работу и снижала нагрузку.
Проводим обучение координаторов, операторов колл‑центра и руководителей, чтобы система упрощала работу, а не добавляла рутину. Мы понимаем, что «ещё одну программу, которую нужно заполнять» никто не хочет — поэтому внедряем её так, чтобы снижать нагрузку, а не увеличивать её.
Контролируем стабильность обмена данных, корректность аналитики и помогаем масштабировать решение при росте клиники.
Почему Simple Digital
Наш сервис двусторонней интеграции AVECME работает в 200+ клиниках.
Работаем с Инфоклиникой, Renovatio, Инфодент, 1С, ArchiMed, Yclients, iDent, DentalPRO и другими.
Гарантированный срок внедрения – три месяца с момента первой встречи по проекту.
Работаем с медицинскими клиниками, знаем специфику процессов – подсказываем, как сделать лучше.
Ещё до начала проекта показываем, какой продукт будет представлен на выходе.
Работаем только с отечественным ПО, AI‑моделями и разработками, на серверах РФ, обеспечивая базу для соблюдения требований ФЗ‑152 и ФЗ‑149.